当院では電話の混雑軽減を目的として、電話の自動応答システムを試験的に導入しています。時間帯によっては自動応答の内容が変更されていたり、自動応答を解除している場合もあります。当院の自動応答の利点は以下の通りです。
- つながりやすい：同じ時間に複数の電話がかかっても不通にはなりません。ただし、後述するように職員への電話の転送になった場合、転送先の電話が通話中の時には、電話は不通になります。
- 必要な電話だけ職員が対応する：診察や検査の問い合わせ、予約の問い合わせを重視しておりますので、そういった方々からの電話は職員に転送して、つながりやすいように整理しています。
- 予約のキャンセルのみは録音で対応：予約の変更が不要な方の場合、ご連絡だけを頂ければ充分ですので、録音システムを活用しています。